Versión 1.0
Creada el 26 de enero de 2026
INTRODUCCIÓN
VARIFARMA ECUADOR S.A. es una compañía dedicada a la venta al por mayor de productos farmacéuticos. VARIFARMA ECUADOR S.A. incluye en sus actividades el tratamiento de datos personales en cumplimiento con lo dispuesto en la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales, y sus normas complementarias y modificatorias que correspondan. Los datos personales que tratamos son almacenados en bases de datos personales de titularidad de VARIFARMA ECUADOR S.A. (en adelante, “VARIFARMA”).
OBJETIVO
Establecer los lineamientos bajo los cuales se realiza la protección de datos personales en el ejercicio de las actividades comerciales, así como los procedimientos mediante los cuales los Titulares de los datos puedan ejercer los derechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición previstos en la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales.
ALCANCE
La presente Política interna de Protección de Datos Personales es de aplicación para toda la información digital y física que implique el uso y tratamiento de datos personales por parte de VARIFARMA, quien se considera como único responsable del uso y tratamiento de datos personales.
RESPONSABLE DEL USO Y TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
VARIFARMA, dirección domiciliaria de sus oficinas administrativas: Av. Diego de Almagro E8-06 y Pedro Ponce Carrasco.
El Responsable será el encargado de reportar de manera oportuna las solicitudes, reclamos y/o quejas emitidas por los Titulares de los Datos Personales a través de nuestro correo: datospersonales@varifarma.ec.
DEFINICIONES
Autorización: Consentimiento previo que permite al responsable o encargado del manejo de la información hacer uso de sus datos personales.
Base de datos: Herramienta para recopilar y almacenar un conjunto de datos personales que serán ente de tratamiento.
Aviso de privacidad: Comunicación escrita otorgada por el responsable del tratamiento, con el fin de informar al Titular acerca de la Política de Protección de Datos.
Clientes: Persona natural o jurídica, pública o privada con los cuales VARIFARMA tiene una relación comercial.
Dato Personal: Dato que identifica o hace identificable a una persona natural, directa o indirectamente. Por ejemplo: nombre, cédula de identidad, dirección, correo electrónico, número de teléfono, estado civil, salario, bienes, estados financieros, entre otros.
Dato Sensible: Datos relativos a: etnia, identidad de género, identidad cultural, religión, ideología, filiación política, pasado judicial, condición migratoria, orientación sexual, salud, datos biométricos, datos genéticos y aquellos cuyo tratamiento indebido pueda dar origen a discriminación, atenten o puedan atentar contra los derechos y libertades fundamentales.
Encargado de Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento (VARIFARMA), como aliado o proveedor.
Responsable de Tratamiento: VARIFARMA decide sobre la finalidad y tratamiento de tus datos personales, por ello es responsable de tratamiento de tus datos personales.
Titular: Persona natural cuyos datos son tratados por VARIFARMA. En su relación con nosotros podrán ser tratados datos personales de clientes, posibles clientes, usuarios y/o proveedores.
Transferencia: Cualquier operación donde el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera de Ecuador.
Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones realizadas sobre datos personales, ya sea por procedimientos técnicos de carácter automatizado, parcialmente automatizado o no automatizado, tales como: la recogida, recopilación, obtención, registro, organización, estructuración, conservación, custodia, adaptación, modificación, eliminación, indexación, extracción, consulta, elaboración, utilización, posesión, aprovechamiento, distribución, cesión, comunicación o transferencia, o cualquier otra forma de habilitación de acceso, cotejo, interconexión, limitación, supresión, destrucción y, en general, cualquier uso de datos personales.
Delegado de Protección de Datos Personales (DPO): Persona natural que se encarga principalmente de asesorar, velar y supervisar, de manera independiente, el cumplimiento de las obligaciones legales imputables al responsable y al encargado del tratamiento de datos personales.
PRINCIPIOS APLICABLES AL USO Y TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
VARIFARMA se encuentra comprometido a respetar y cumplir con los principios rectores establecidos en la Ley Orgánica de Datos Personales. Estos son:
Juridicidad: El tratamiento de los datos personales se debe realizar conforme a lo establecido en la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales; en ese sentido se encuentra prohibida la recopilación de los datos personales por medios fraudulentos, desleales o ilícitos.
Lealtad: La obtención y tratamiento de datos personales no se debe realizar mediante medios engañosos o fraudulentos.
Confidencialidad: VARIFARMA tomará medidas que garanticen la confidencialidad, disponibilidad e integridad de los datos personales, limitando que terceras personas que no tengan autorización accedan a los datos personales.
Finalidad: Los datos personales recolectados por VARIFARMA de colaboradores, clientes, potenciales clientes, proveedores y de todas aquellas personas que tienen alguna relación jurídica o comercial con nuestra empresa, y las que ingresan a nuestras instalaciones, serán utilizados para un propósito específico y explícito, el cual debe ser informado al Titular o permitido por la Ley. El Titular será informado de forma clara acerca de la finalidad que se le dará a la información otorgada.
Pertinencia y minimización de datos personales: Los datos personales deben ser pertinentes y estar limitados a lo estrictamente necesario para el cumplimiento de la finalidad del tratamiento.
Proporcionalidad del tratamiento: Solo se debe tratar los datos personales que resulten adecuados, relevantes y estrictamente necesarios para la finalidad concreta, explícita, lícita y legítima que justifica su tratamiento, y no excesivos a la finalidad para la que hubieran sido recopilados.
Calidad y exactitud: Los datos personales deben mantenerse exactos, completos y actualizados hasta donde sea necesario para las finalidades de su tratamiento, de tal manera que no se altere su veracidad y según se requiera para el cumplimiento de las finalidades concretas, explícitas, lícitas y legítimas que motivaron su tratamiento.
Conservación: Los datos personales deben ser tratados y conservados solamente de manera legítima no incompatible con las finalidades para las cuales se recopilaron. Su conservación no debe exceder del tiempo necesario para cumplir dichas finalidades y de conformidad con la legislación nacional vigente.
Seguridad: VARIFARMA adoptará medidas de seguridad necesarias para garantizar seguridad y protección de los datos personales, evitando su pérdida, modificación, uso y acceso no autorizado.
Responsabilidad proactiva y demostrada: Se debe disponer de la documentación necesaria para demostrar que se cumple con los requisitos de la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales, cuando lo soliciten las autoridades públicas o instituciones privadas.
Aplicación favorable al Titular: En caso de dudas sobre el alcance de las disposiciones establecidas por la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales, VARIFARMA debe aceptar las interpretaciones en el sentido más favorable al Titular de datos.
Independencia del control: VARIFARMA acepta la independencia de control de la Autoridad de Protección de Datos Personales en cumplimiento a lo establecido en la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales.
Transparencia: En el tratamiento de datos personales se garantiza el derecho del Titular a obtener en cualquier momento y sin restricciones toda la información que ha sido objeto de tratamiento.
CONSENTIMIENTO
VARIFARMA requiere del consentimiento libre, previo, expreso, inequívoco e informado del Titular de los datos personales para el tratamiento de los mismos, salvo en los casos de excepción expresamente establecidos por Ley.
NORMATIVA O EXPOSICIÓN DE LA POLÍTICA
Uso y Tratamiento de Datos Personales
VARIFARMA, en calidad de Responsable del Uso y Tratamiento de Datos Personales, tiene el propósito de desarrollar sus actividades comerciales y fortalecer su relación con aliados estratégicos. Por lo tanto, recolecta, almacena, transfiere, usa y elimina información de Datos Personales que pertenecen a personas naturales y jurídicas (Clientes, Médicos, Proveedores y Colaboradores) con quienes ha ejercido un vínculo comercial o estratégico.
Uso y Tratamiento de Datos Personales de Clientes
• Desempeñar obligaciones de facturación y cobranza contraídas con sus clientes al momento en el que se genera una transacción de venta de productos.
• Desempeñar actividades operativas para la preparación, distribución y entrega de productos.
• Transferir información de Datos Personales a terceros asociados con VARIFARMA, los cuales celebran un contrato que garantiza el uso adecuado y seguridad de Datos Personales tratados.
• Brindar una atención adecuada y oportuna para atender consultas, peticiones, quejas y reclamos.
• Registrar y almacenar Datos Personales en las Bases de Datos de VARIFARMA.
• Realizar análisis de datos para evaluar la calidad de productos y servicios ofertados, comprender el comportamiento del mercado, analizar preferencias respecto a los hábitos de consumo.
• Consultar, analizar y evaluar información financiera e historial crediticio, así como también reportar obligaciones incumplidas a centrales de riesgo.
• Almacenar la información y documentación en archivos físicos y digitales.
• Solicitud de información de datos personales para la elaboración de cotizaciones y contratos.
• Captación y registro de información a través de formulario, página web, correo electrónico, WhatsApp, entre otros, para fines comerciales.
Uso y Tratamiento de Datos Personales de Médicos
• Captación y registro de información a través de eventos, correo electrónico, WhatsApp, entre otros medios digitales, para fines comerciales.
• Registrar y almacenar Datos Personales en las Bases de Datos de VARIFARMA.
• Solicitud de información de datos personales para la elaboración de contratos.
• Transferir información de Datos Personales a terceros asociados con VARIFARMA dentro o fuera del Ecuador, los cuales celebran un contrato que garantiza el uso adecuado y seguridad de Datos Personales tratados.
• Uso de imagen y datos personales para realizar actividades de marketing y promoción de eventos.
Uso y Tratamiento de Datos Personales de Proveedores
• Revisar el cumplimiento de parámetros y requisitos solicitados por VARIFARMA para la calificación, selección y evaluación de proveedores de bienes y servicios.
• Elaborar contratos y/o convenios que definan derechos, obligaciones, condiciones de prestación y/o provisión y garantías alineadas a la estrategia comercial de VARIFARMA.
• Crear “código – proveedor” en las Bases de Datos de VARIFARMA.
• Almacenar la información y documentación en archivos físicos y digitales para respaldo de los procesos de selección de proveedores.
• Gestionar el pago de bienes y servicios adquiridos por VARIFARMA.
• Captación y registro de información a través de formularios, correo electrónico, WhatsApp, entre otros.
• Uso y tratamiento de información para facturación, evaluación de cuentas por pagar y gestión de pagos.
Uso y Tratamiento de Datos Personales de Colaboradores
• Gestionar el proceso de preselección y selección de los aspirantes mediante la evaluación y verificación de información de los aspirantes con referencias laborales y personales, revisión de información en burós de crédito, registro de datos personales y entrevistas.
• Gestionar el proceso de nómina, afiliación a la entidad de seguro social, exámenes ocupacionales periódicos, fichas médicas y programa de salud y seguridad ocupacional.
• Gestionar el pago de salarios y beneficios sociales derivados de la ejecución del contrato de trabajo y/o terminación de la misma.
• Transferir información de Datos Personales a terceros asociados con VARIFARMA, los cuales celebran un contrato que garantiza el uso adecuado y seguridad de Datos Personales.
• Parametrizar códigos, nombres y claves de usuarios para el acceso a los recursos tecnológicos utilizados por VARIFARMA para la ejecución de sus operaciones.
• Otorgar tarjetas de identificación corporativas que contengan Datos Personales e imagen del colaborador.
• Almacenar la información y documentación en archivos físicos y digitales para respaldo de los procesos de selección de personal.
• Elaborar autorizaciones o cláusulas de Protección de Datos Personales.
• Registrar y almacenar Datos Personales en las Bases de Datos de VARIFARMA.
• Almacenamiento de información y documentación de colaboradores que se desvincularon en un archivo pasivo.
Uso y Tratamiento de Datos Personales Sensibles
VARIFARMA realizará el tratamiento de datos personales sensibles de clientes, proveedores y colaboradores únicamente cuando el Titular tenga conocimiento de la finalidad y otorgue su autorización. Es deber obligatorio de VARIFARMA informar al Titular:
• No puede realizar el tratamiento de datos personales sensibles sin un previo consentimiento por parte del Titular.
• Comunicar al Titular la finalidad y los datos que serán objeto de tratamiento.
VARIFARMA se preocupa por garantizar seguridad, secreto y confidencialidad de los datos brindados por el Titular. Por lo cual, los datos personales sensibles son almacenados bajo medidas que garantizan su protección.
Uso y Tratamiento de Datos Personales de niñas, niños y adolescentes
VARIFARMA únicamente realizará el tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes cuando los representantes legales den su autorización. Se respetará el interés superior de los niños, niñas y adolescentes y se asegurará sus derechos fundamentales.
AUTORIZACIÓN
VARIFARMA solicitará autorización previa a sus clientes, médicos, proveedores y colaboradores para el uso, tratamiento y protección de datos personales, sean estos públicos o privados, que se encuentren en posesión o sean entregados posteriormente a VARIFARMA.
Importante: El consentimiento de clientes y médicos se obtendrá mediante la aceptación de contratos y autorizaciones en las que se detallará una cláusula de uso y tratamiento de datos personales, a través de informativos en los que se pondrá a conocimiento del Titular la Política de Protección de Datos Personales de VARIFARMA.
El consentimiento de proveedores se obtendrá mediante la aceptación de contratos o acuerdos en los que se detallará una cláusula de uso y tratamiento de datos personales de proveedores de VARIFARMA.
El consentimiento de colaboradores se obtendrá mediante la aceptación del contrato laboral o firma de adendas, en las que se detallará una cláusula de uso y tratamiento de datos personales de colaboradores de VARIFARMA.
DERECHOS
De acuerdo con la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales, VARIFARMA reconoce los siguientes derechos a los Titulares de los datos personales:
Derecho de Información: El Titular de los datos personales tiene derecho a ser informado en forma detallada, sencilla, expresa, inequívoca y de manera previa a su recopilación, sobre la finalidad para la que sus datos personales serán tratados; quiénes son o pueden ser los destinatarios y de todo lo referido en el artículo 12° de la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales.
Derecho de Acceso del Titular de datos personales: El Titular de los datos personales tiene derecho a obtener la información que sobre sí mismo sea objeto de tratamiento en bases de datos de titularidad de VARIFARMA.
Derecho de Rectificación y Actualización: El Titular puede solicitar la actualización o rectificación de sus datos personales en caso de que sean inexactos, erróneos, incompletos, fraccionados o parciales.
Derecho de Cancelación o Eliminación: El Titular puede solicitar la eliminación de sus datos personales a los que VARIFARMA tenga acceso. Sin embargo, en determinadas ocasiones en las que se deba realizar un cumplimiento legal, la solicitud no será procesada de las bases de datos donde se registran transacciones de compra - venta, ni mientras se encuentre en vigencia una relación comercial.
Derecho de Oposición: El Titular puede oponerse al tratamiento de sus datos personales en cualquier momento. La oposición procederá en la medida que el tratamiento no tenga justificación contractual o legal.
Importante: Los derechos del Titular podrán ejercerse por el Titular del Dato Personal, causahabiente, representante o apoderado debidamente acreditados de la representación.
DEBERES
VARIFARMA es consciente de que los Datos Personales son propiedad de los Titulares y estos son los únicos que pueden decidir su uso y tratamiento. En virtud de lo mencionado, VARIFARMA respetará las decisiones de los Titulares y ejecutará sus operaciones únicamente para las finalidades a las cuales está autorizado bajo el esquema de la vigente Ley de Protección de Datos Personales.
DELEGADO DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES
VARIFARMA, en cumplimiento de la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales y su respectivo Reglamento, ha designado a su Delegado de Protección de Datos (DPO), con el propósito de asesorar, supervisar y actuar como punto de contacto ante la Superintendencia de Protección de Datos Personales.
OTRAS FUENTES DE INFORMACIÓN
VARIFARMA realizará la vinculación de nuevo personal a través de un proveedor externo y mediante plataformas web (LinkedIn). VARIFARMA también obtendrá información a través de sus empleados y al momento de adquisición de productos o servicios como reclamos, consultas, solicitudes de cotización y propuestas.
Importante: Para que estos datos puedan ser objeto de tratamiento se necesitará una autorización previa escrita emitida por el Titular.
PROCEDIMIENTOS DE LOS TITULARES PARA EJERCER SUS DERECHOS
El Titular podrá solicitar en cualquier momento o cuando considere necesario el acceso, actualización y rectificación, cancelación o eliminación y/o oposición de sus datos personales que son tratados por VARIFARMA.
ACCESO
El Titular o interesado debe realizar una solicitud formal al correo datospersonales@varifarma.ec, detallando la información a la que desea acceder.
El Titular deberá validar su identidad. Si la solicitud es generada por un tercero y no acredita la identidad del Titular, esta será cancelada.
Importante: VARIFARMA validará o acreditará la identidad del Titular mediante la aplicación de pruebas de seguridad que sean necesarias.
La solicitud será válida con la confirmación del nombre y cédula de identidad del Titular, además se deberá realizar una descripción clara y precisa de los datos personales a los que desea acceder.
Si el Titular o interesado presenta una solicitud incompleta o errónea, VARIFARMA requerirá en un lapso de quince (15) días que el Titular o interesado complete o corrija la información. Si no completa o subsana esta información en quince (15) días, se entenderá que ha desistido de su solicitud.
Cuando la solicitud sea recibida por VARIFARMA se procederá a registrar en la Base de Datos especificando el motivo.
El lapso de tiempo máximo para la atención de solicitudes será de quince (15) días laborables. Si la consulta no es atendida dentro de este lapso de tiempo, VARIFARMA informará al Titular o interesado los motivos de la demora, especificando la fecha exacta en la que se solucionará su solicitud, la cual no podrá superar los quince (15) días laborables posteriores al vencimiento del primer trámite.
RECTIFICACIÓN Y ACTUALIZACIÓN
El Titular o interesado debe realizar una solicitud formal al correo datospersonales@varifarma.ec, detallando la información que desea actualizar o rectificar.
El Titular deberá validar su identidad. Si la solicitud es generada por un tercero y no acredita la identidad del Titular, esta será cancelada.
Importante: VARIFARMA validará o acreditará la identidad del Titular mediante la aplicación de pruebas de seguridad que sean necesarias.
La solicitud será válida con la confirmación del nombre y cédula de identidad del Titular, además se deberá realizar una descripción clara y precisa de los datos personales que se desea actualizar o rectificar.
Si el Titular o interesado presenta una solicitud incompleta o errónea, VARIFARMA requerirá en un lapso de quince (15) días que el Titular o interesado complete o corrija la información. Si no completa o subsana esta información en quince (15) días, se entenderá que ha desistido de su solicitud.
Cuando la solicitud sea recibida por VARIFARMA se procederá a registrar en la Base de Datos especificando el motivo.
El lapso de tiempo máximo para la atención de solicitudes será de quince (15) días laborables. Si la consulta no es atendida dentro de este lapso de tiempo, VARIFARMA informará al Titular o interesado los motivos de la demora, especificando la fecha exacta en la que se solucionará su solicitud, la cual no podrá superar los quince (15) días laborables posteriores al vencimiento del primer trámite.
CANCELACIÓN O ELIMINACIÓN
El Titular o interesado debe realizar una solicitud formal al correo datospersonales@varifarma.ec, detallando la información que desea cancelar o eliminar.
El Titular deberá validar su identidad. Si la solicitud es generada por un tercero y no acredita la identidad del Titular, esta será cancelada.
Importante: VARIFARMA validará o acreditará la identidad del Titular mediante la aplicación de pruebas de seguridad que sean necesarias.
La petición o consulta será válida con la confirmación del nombre y cédula de identidad del Titular, además se deberá realizar una descripción clara y precisa de los datos personales que se desea cancelar o eliminar.
Si el Titular realiza una consulta o petición incompleta, VARIFARMA requerirá en un lapso de quince (15) días que el Titular o interesado complete la información. Si no se completa la información en quince (15) días, se entenderá que ha renunciado a su consulta.
Las peticiones o consultas que haga el Titular o interesado serán atendidas por VARIFARMA en un lapso de tiempo máximo de quince (15) días laborables a partir de la fecha de solicitud.
Importante: Si la petición no es atendida dentro del lapso de tiempo establecido, VARIFARMA informará al Titular o interesado los motivos de la demora, especificando la fecha exacta en la que se solucionará su consulta, la cual no podrá superar los quince (15) días laborables posteriores al vencimiento del primer trámite.
OPOSICIÓN
El Titular o interesado debe realizar una solicitud formal al correo datospersonales@varifarma.ec, detallando la información a la que se desea oponer.
El Titular deberá validar su identidad. Si la solicitud es generada por un tercero y no acredita la identidad del Titular, esta será cancelada.
Importante: VARIFARMA validará o acreditará la identidad del Titular mediante la aplicación de pruebas de seguridad que sean necesarias.
La solicitud será válida con la confirmación del nombre y cédula de identidad del Titular, además se deberá realizar una descripción clara y precisa de los datos personales respecto de los cuales se desea oponer su uso y tratamiento.
Si el Titular o interesado presenta una solicitud incompleta o errónea, VARIFARMA requerirá en un lapso de quince (15) días que el Titular o interesado complete o corrija la información. Si no se completa o subsana la información en quince (15) días, se entenderá que ha desistido de su solicitud.
Cuando la solicitud de oposición sea recibida por VARIFARMA, se procederá a registrar en la Base de Datos especificando el motivo.
El lapso de tiempo máximo para la atención de solicitudes será de quince (15) días laborables. Si la consulta no es atendida dentro de este lapso de tiempo, VARIFARMA informará al Titular o interesado los motivos de la demora, especificando la fecha exacta en la que se solucionará su solicitud, la cual no podrá superar los quince (15) días laborables posteriores al vencimiento del primer trámite.
PLAZO DEL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES
Los datos personales tratados por VARIFARMA serán almacenados durante el tiempo que sea necesario para cumplir la finalidad prevista en la presente Política de Tratamiento de Datos Personales.
SEGURIDAD DE DATOS PERSONALES
Se adoptarán medidas de seguridad que garanticen la integridad, secreto y confidencialidad de los datos personales brindados por el Titular. Se exigirá a los colaboradores de VARIFARMA que tratan datos personales, que lo hagan de forma confidencial e íntegra y siempre con el absoluto respeto hacia la intimidad del Titular.
Se evitará adulteración, pérdida, consulta, uso y acceso no autorizados por terceras personas. A su vez, se exigirá a los proveedores que contrata VARIFARMA el cumplimiento de adoptar medidas de Protección de Datos Personales que garanticen la seguridad de los mismos.
TRANSFERENCIA, TRANSMISIÓN Y REVELACIÓN DE DATOS PERSONALES
VARIFARMA está autorizado a enviar o transmitir datos personales para su utilización y tratamiento a uno o varios Encargados nacionales o internacionales, siempre y cuando se pacten los siguientes puntos: alcance, actividades, obligaciones, finalidades autorizadas y medidas de seguridad que se adoptarán para la protección de datos en su lugar de destino.
VARIFARMA podrá transferir los datos personales a las autoridades policiales, fiscales, tributarias, aduaneras, judiciales, congresales, comisiones investigadoras y demás entidades públicas legalmente facultadas conforme a ley, sea en cumplimiento de la normatividad vigente y/o por requerimiento de estas.
LEGISLACIÓN APLICABLE
La Política de Protección de Datos Personales se rige por lo dispuesto en la legislación vigente sobre protección de los Datos Personales a los que se refiere el Artículo 66 de la Constitución de la República del Ecuador y demás normas correspondientes.